Loonheffingen in coronatijd

Vanwege de coronacrisis zijn er ook een aantal maatregelen getroffen op het terrein van de loonheffingen. Die maatregelen hebben betrekking op de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers kunt doen, maar ook op enkele administratieve verplichtingen. Hierna volgt een beknopt overzicht.

Eenmalige verhoging vrije ruimte werkkostenregeling
In 2020 is de vrije ruimte van 1,7% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever eenmalig verhoogd naar 3%. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft dit 1,2%. De verhoging is dus maximaal € 5.200. Dat biedt u mogelijkheden om wat extra’s te doen voor uw werknemers in deze moeilijke tijd, bijvoorbeeld door een bloemetje of cadeaubon te geven. Maar ook kunt u er de kosten rondom het gebruik van de thuiswerkplek onbelast mee vergoeden.

Vergoedingen voor de thuiswerkplek
Er zijn meerdere mogelijkheden om de kosten rondom het gebruik van de thuiswerkplek onbelast te vergoeden:

1. Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
   Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele telefoons en dergelijke apparatuur zijn onbelast, als u in redelijkheid kunt stellen dat deze voorzieningen noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De internetverbinding thuis, de printer en cartridges vallen onder dergelijke apparatuur.
2. Inrichting van de werkplek
   Het gaat dan bijvoorbeeld om een ergonomisch bureau en ergonomische stoel, maar ook om verlichting. Deze arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn onbelast als deze volgen uit uw arboverplichtingen. Belangrijk is dat u geen eigen bijdrage van de werknemer vraagt en dat de inrichting van de thuiswerkplek is opgenomen in uw arboplan.
3. Computers, laptops, mobiele telefoons, iPads
   Hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek op kantoor (bijv. thuis) kan gebruiken en die hij/zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt, zijn onbelast. Dit kan gelden voor computers, laptops, mobiele telefoons, iPads en gereedschappen die op zich niet noodzakelijk zijn, maar die de werknemer wel voor ten minste 90% zakelijk gebruikt.
4. Gas, water en elektriciteit, koffie en thee
   Een vergoeding van de kosten die de werknemer maakt om thuis te werken, denk aan extra gas, water en elektriciteit, koffie, thee en dergelijke kunt u ten laste brengen van de vrije ruimte.

Vaste reiskostenvergoeding
Voor reiskosten voor woon-werkverkeer kunt u een vaste onbelaste vergoeding betalen. Het reispatroon zal door de coronacrisis bij veel werknemers veranderen, bijv. doordat zij vaker thuiswerken. Desondanks mag u in deze ‘thuiswerktijden’ blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding al gebaseerd was.

Andere vaste kostenvergoedingen
Onder voorwaarden mag u voor bepaalde kosten een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Vanwege het thuiswerken kan het zo zijn dat de werknemer bepaalde kosten niet meer maakt. U mag de vaste vergoeding 6 weken doorbetalen en daarna slechts voor zover de kosten nog steeds worden gemaakt. Is dat het geval, dan mag u de vaste vergoeding voor deze kosten doorbetalen. Worden er geen kosten meer gemaakt, dan dient u de vergoeding voor deze kosten stop te zetten, te belasten of ten laste van de vrije ruimte te brengen.

Maaltijden
Bij werknemers die op de zaak een lunch of avondmaaltijd krijgen, wordt er € 3,35 bij het loon geteld of ten laste van de vrije ruimte gebracht. Als de werknemers thuiswerken, missen zij het voordeel van de verstrekte maaltijd. Er hoeft dan niets meer te worden bijgeteld of ten laste van de vrije ruimte te worden gebracht. Ook kunt u stoppen met het inhouden van een eventuele eigen bijdrage bij de werknemers.

Administratieve verplichtingen
Het kan zijn dat het in deze coronatijd voor u lastig is om de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Als u dat echter niet (tijdig) doet, kan dit leiden tot een hoger belastingtarief. De Belastingdienst zal in deze situaties een soepel standpunt innemen als u of de werknemer de tekortkoming in de administratieve verplichting herstelt, zodra dit kan. Voor de identificatieplicht betekent dit dat u het hogere tarief niet hoeft toe te passen, als u de identiteit van de werknemer alsnog vaststelt zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

Coulance in verband met hoge WW-premie
Sinds 1 januari jl. betaalt u onder de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) een lage WW-premie voor vaste contracten en een hoge WW-premie voor flexibele contracten. U mag echter de lage WW-premie ook afdragen als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (niet zijnde een oproepovereenkomst) nog niet schriftelijk is vastgelegd of als de arbeidsovereenkomst of het addendum nog niet door beide partijen is ondertekend. Uiterlijk vóór 1 juli 2020 dient voor deze werknemers de door beide partijen ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of het door beide partijen ondertekende schriftelijke addendum in de loonadministratie aanwezig te zijn en moet daaruit blijken dat de werknemer reeds op uiterlijk 31 december 2019 voor onbepaalde tijd in dienst was. Als niet voor 1 juli 2020 aan deze voorwaarden is voldaan, maar de arbeidsovereenkomst wel voortduurt na 30 juni, is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.

Geen herziening achteraf bij overwerk
Bij vaste contracten voor minder dan 35 uur per week betaalt u met terugwerkende kracht alsnog de hoge WW-premie als de werknemers in een kalenderjaar meer dan 30% hebben overgewerkt. Dit leidt nu tot onbedoelde effecten als er vanwege het coronavirus veel extra overwerk nodig is. Daarom hoeft u over het kalenderjaar 2020 de lage WW-premie niet te herzien op grond van de 30% herzieningssituatie.

Aanvraagtermijn doelgroepverklaring LKV verlengd
Om een loonkostenvoordeel (LKV) te ontvangen is een kopie van de doelgroepverklaring LKV van de werknemer nodig. Hij/zij moet deze verklaring aanvragen binnen 3 maanden nadat hij/zij bij u in dienst is getreden. Omdat het door de coronacrisis soms niet lukt om de aanvraag tijdig te doen, is de termijn met 3 maanden verlengd. Is uw werknemer tussen 1 januari 2020 en 1 juni 2020 bij u in dienst getreden, dan geldt nu een aanvraagtermijn van 6 maanden voor alle doelgroepverklaringen.

Verlaging gebruikelijk loon bij omzetdaling
Als u ten minste 5% aandelen van een vennootschap houdt, bent u een zogenoemde aanmerkelijkbelang (ab-)houder en dient u ten minste loonbelasting te betalen over het gebruikelijk loon. Vanwege de grote omzetverliezen in sommige sectoren door de coronacrisis is het voor het jaar 2020 toegestaan dat ab-houders het gebruikelijk loon mogen verlagen evenredig met de omzetdaling. Daarbij wordt de periode in het jaar in 2020 vergeleken met dezelfde periode in 2019.

Uitstel van betaling
Als uw bedrijf in financiële problemen is gekomen door de coronacrisis, dan kunt u online bij de Belastingdienst bijzonder uitstel van betaling aanvragen, zodra u een naheffingsaanslag heeft ontvangen. Dit geldt voor de duur van 3 maanden vanaf de dagtekening van het verzoek. U hoeft geen melding betalingsonmacht meer te doen als u om uitstel van betaling heeft gevraagd voor de loonheffingen en/of omzetbelasting van een rechtspersoon die onder de vennootschapsbelasting valt. Wel moet u de betalingsonmacht aan het pensioenfonds melden.

Meer informatie?
Wij hebben u met het bovenstaande geïnformeerd over enkele maatregelen voor de loonheffingen in verband met de coronacrisis. Mocht u nog vragen hebben, neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder.